Prinzipien und Regeln für effiziente Meetings

Es ist sinnvoll wenn es gemeinsame Vereinbarungen für Meetings gibt die auch jeder kennt.

Hier empfehlen sich beispielsweise die folgenden Punkte:

• Es gibt für jeden Termin ein klares Ziel das der Organisator formuliert, sozusagen ein "Outcome" - also ein Ergebnis das herauskommen soll und das jede_r kennt
• Alle Teilnehmer haben ihren Fokus auf das gemeinsame Ziel
• • Telefone sind abgeschaltet, in Notfällen wird draußen telefoniert
  • Notebooks sind zugeklappt oder werden wirklich nur bei Bedarf mit verwendet
• Alle Meetings starten und enden pünktlich, auch wenn Teilnehmer mal später kommen wird begonnen um die Zeit derer die pünktlich sind nicht zu "verschwenden" und Pünktlichkeit wertzuschätzen
• Alle Meetings sind für jedermann offen, solange nichts anderes erwähnt ist
• Alle Meetings sind zeitlich begrenzt (time-boxed)
• Wichtige Informationen werden visualisiert
• Ergebnisse und vereinbarte Aufgaben werden schriftlich festgehalten, damit jede_r im Überblick hat was herausgekommen oder noch nachgelagert zu tun ist

Best practice:

Aus der Praxis empfiehlt es sich bei längeren Termin ein "akademisches Viertel" einzuführen, das bedeutet fließend mit einer Art "Meet & Greet" zu beginnen. Also wenn um 9 Uhr eingeladen wird, beginnt man mit dem Termin um 9:15 Uhr. Dann ist mit höherer Wahrscheinlichkeit sichergestellt das auch Nachzügler_innen da sind. Die Teilnehmer_innen die pünktlich sind, können die Zeit für Kaffee und Gespräche nutzen. Nutzt man ein "Meet & Greet" dann sollte es in der Agenda aufgeführt werden.

• Lade alle notwendigen Teilnehmer mit entsprechendem Vorlauf ein, damit sie sich vorbereiten können
• Versende eine Agenda mit Ziel und Zweck des Meetings
• Buche alle notwendigen Ressourcen für das Meeting: Raum, Projektor, Flip Charts, Moderationsmaterial und alles, was sonst noch benötigt wird
• Sende eine Erinnerung 24 Stunden vor dem Meeting
• Bereite ein Flip Chart mit den Meeting Regeln vor

• Der Leiter/Moderator ist während einer Diskussion anwesend. Er ist in eine Diskussion nicht involviert, folgt ihr aber um sie ggfs. zurück auf das Thema zu lenken, wenn die Teilnehmer den Fokus verlieren.
• Er präsentiert Meeting Ziel und Agenda.
• Wenn notwendig sorgt er dafür, dass über das Meeting Protokoll geführt wird.
• Er unterstützt die Meeting Teilnehmer, die Dokumentation selbst zu übernehmen und kann Gesagtes auf einem Flip Chart festhalten, um Unterhaltungen sichtbar zu machen.
• Er hält den Fokus auf das Meeting, indem er Themen oder Fragen festhält und zurückstellt, die keinen Bezug zum Meeting Zweck haben, damit diese später adressiert werden können.
• Er beendet ein Meeting mit einer kurzen Zusammenfassung sowie einer sehr kurzen Retrospektive.

• Mittels Whiteboard-Skizzen, Haftnotizen und Flip Charts die Ergebnisse sammeln
• Meeting-Protokolle und ein klares Verständnis des Meeting-Ergebnisses muss kommuniziert werden