Es ist sinnvoll wenn es gemeinsame Vereinbarungen für Meetings gibt die auch jeder kennt.
Hier empfehlen sich beispielsweise die folgenden Punkte:
- Es gibt für jeden Termin ein klares Ziel das der Organisator formuliert, sozusagen ein "Outcome" - also ein Ergebnis das herauskommen soll und das jede_r kennt
- Alle Teilnehmer haben ihren Fokus auf das gemeinsame Ziel
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- Telefone sind abgeschaltet, in Notfällen wird draußen telefoniert
- Notebooks sind zugeklappt oder werden wirklich nur bei Bedarf mit verwendet
- Alle Meetings starten und enden pünktlich, auch wenn Teilnehmer mal später kommen wird begonnen um die Zeit derer die pünktlich sind nicht zu "verschwenden" und Pünktlichkeit wertzuschätzen
- Alle Meetings sind für jedermann offen, solange nichts anderes erwähnt ist
- Alle Meetings sind zeitlich begrenzt (time-boxed)
- Wichtige Informationen werden visualisiert
- Ergebnisse und vereinbarte Aufgaben werden schriftlich festgehalten, damit jede_r im Überblick hat was herausgekommen oder noch nachgelagert zu tun ist
Best practice:
Aus der Praxis empfiehlt es sich bei längeren Termin ein "akademisches Viertel" einzuführen, das bedeutet fließend mit einer Art "Meet & Greet" zu beginnen. Also wenn um 9 Uhr eingeladen
wird, beginnt man mit dem Termin um 9:15 Uhr. Dann ist mit höherer Wahrscheinlichkeit sichergestellt das auch Nachzügler_innen da sind. Die Teilnehmer_innen die pünktlich sind, können die Zeit
für Kaffee und Gespräche nutzen. Nutzt man ein "Meet & Greet" dann sollte es in der Agenda aufgeführt werden.